Effectief omgaan met media als vertegenwoordiger van je organisatie

Als vertegenwoordiger van je organisatie kan contact met de media zowel een kans als een uitdaging zijn. De media kunnen je helpen je boodschap te verspreiden, maar kunnen ook een bedreiging vormen als je niet goed voorbereid bent. Hoe ga je effectief om met journalisten? Hoe zorg je dat je boodschap duidelijk overkomt? En hoe behoud je de regie tijdens interviews? In dit artikel delen we praktische inzichten en tips om je mediavaardigheden te versterken.

De basis: Begrijp hoe media werken

Een effectieve relatie met de media begint bij het begrijpen van hoe journalisten werken. Besef dat journalisten niet je vijand zijn, maar partners in communicatie. Frank Peters benadrukt in zijn boek >Mediatraining voor iedereen dat media de snelste weg zijn naar je doelgroep: "Beschouw journalisten als jouw 'vrienden'. Media zijn de snelste weg naar jouw doelgroep. En bovendien is het een gratis en geloofwaardig kanaal. Via de media kan je jouw eigen verhaal kwijt om daarmee zelf de beeldvorming bij de omgeving te beïnvloeden."

Maar journalisten hebben wel hun eigen agenda en werkwijze. Ze zijn op zoek naar nieuws, niet naar promotie van jouw organisatie. Als je dit begrijpt, kun je je beter voorbereiden op mediacontact.

Voorbereiding is cruciaal

Een succesvolle media-interactie begint met grondige voorbereiding. Lukas Burgering, auteur van >De woordvoerder, benadrukt dat voorbereiding essentieel is: "De allerbeste woordvoerders ter wereld weten: onvoorbereid de media te woord staan is een van de domste dingen die je kunt doen."

Goede voorbereiding betekent dat je:

• Weet met wie je praat en wat de journalist precies wil
• Je kernboodschappen hebt geformuleerd (feiten, meningen en visie)
• Mogelijke vragen en antwoorden hebt voorbereid
• Valkuilen kent en je eigen achilleshiel begrijpt

Ontwikkel een duidelijke kernboodschap

Een effectieve mediawoordvoerder heeft een duidelijke boodschap. Verspreid niet te veel informatie in één keer, maar focus op enkele kernpunten. In >Mediatraining voor iedereen wordt benadrukt dat je beter minder kernboodschappen kunt hebben dan meer.

Je kernboodschap moet:

• Duidelijk en beknopt zijn
• Aansluiten bij de interesse van het publiek
• Ondersteund worden door feiten
• Consequent zijn in alle communicatie

Vergeet niet dat je in een interview vaak maar enkele seconden hebt om je punt te maken. Zorg dat je 'soundbites' voorbereidt - korte, krachtige uitspraken die blijven hangen.

Bouw relaties op met journalisten

Duurzame mediarelaties opbouwen is een langetermijnstrategie die zich terugbetaalt wanneer je organisatie in het nieuws komt. Janneke van Heugten legt in >Vaker in de media uit hoe belangrijk het is om een netwerk van mediacontacten op te bouwen.

Een goede relatie met journalisten betekent:

• Regelmatig contact onderhouden, ook als je niets te 'verkopen' hebt
• Begrijpen wat voor soort verhalen de journalist zoekt
• Snel reageren op verzoeken
• Betrouwbare informatie verstrekken
• Respect tonen voor deadlines

Begrijp wat nieuwswaarde heeft

Om effectief met media om te gaan, moet je begrijpen wat journalisten als 'nieuws' beschouwen. In >Het mediaboek van Jochum de Graaf en Stephan Steinmetz wordt uitgelegd welke factoren bepalen of iets nieuwswaarde heeft.

Elementen die nieuwswaarde bepalen zijn onder andere:

• Actualiteit: hoe recent is het gebeurd?
• Impact: hoeveel mensen worden erdoor geraakt?
• Nabijheid: hoe dichtbij staat het bij de doelgroep?
• Conflict: is er sprake van een controverse?
• Human interest: is er een persoonlijk verhaal?
• Ongewoon: wijkt het af van het normale?

Door te begrijpen wat journalisten als nieuwswaardig beschouwen, kun je je verhaal beter 'pitchen' en verhoog je de kans dat je boodschap wordt opgepikt.

Interviewtechnieken beheersen

Het moment van waarheid komt tijdens het interview zelf. Lukas Burgering waarschuwt in >De woordvoerder tegen enkele veelvoorkomende valkuilen, zoals jezelf eindeloos blijven herhalen: "Een belangrijke les die elke woordvoerder moet kennen is: als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg. Het feit dat een journalist vragen heeft naar aanleiding van jouw antwoorden, betekent niet dat jij alleen maar je eerste antwoord hoeft te herhalen."

Effectieve interviewtechnieken omvatten:

• Luisteren naar de vraag, maar antwoorden met je kernboodschap
• De 'brug' techniek gebruiken om terug te keren naar je kernpunten
• Kort en duidelijk antwoorden
• Vakjargon vermijden
• Eerlijk zijn als je het antwoord niet weet
• Je emoties onder controle houden, zelfs bij provocerende vragen

Omgaan met verschillende soorten media

Verschillende mediakanalen vereisen verschillende benaderingen. Een radio-interview vergt andere voorbereiding dan een tv-optreden of een gesprek met een schrijvende journalist. >Mediatraining voor iedereen bespreekt de specifieke kenmerken van verschillende media.

Voor televisie:

• Let op je non-verbale communicatie en lichaamstaal
• Zorg voor een verzorgd uiterlijk
• Spreek in korte, krachtige zinnen
• Kijk naar de interviewer, niet naar de camera

Voor radio:

• Creëer een rustige omgeving voor het interview
• Gebruik energie en passie in je stem
• Wees beknopt maar levendig

Voor schrijvende pers:

• Bewaar je focus tijdens het gesprek
• Vraag om citaten te mogen controleren op feitelijke juistheid
• Wees je bewust dat één zin uit context kan worden gehaald

Crisiscommunicatie: Als het moeilijk wordt

Soms moet je als woordvoerder opereren in crisissituaties. Dan gelden er aanvullende regels. Jeroen Wils beschrijft in >Communiceren in tijden van crisis hoe belangrijk timing, transparantie en eenheid in woordvoering zijn tijdens een crisis.

Belangrijke principes voor crisiscommunicatie zijn:

• Snel reageren, voordat anderen het verhaal invullen
• Eerlijk en transparant zijn
• Met één stem spreken namens de organisatie
• Correcte informatie verstrekken, niet speculeren
• Empathie tonen voor betrokkenen
• Toekomstgericht communiceren - wat doe je om het probleem op te lossen?

Sociale media en eigen kanalen benutten

In het huidige medialandschap ben je niet volledig afhankelijk van traditionele media. Je kunt ook je eigen kanalen inzetten om je boodschap te verspreiden. >Vaker in de media bespreekt hoe je je eigen kanalen kunt gebruiken om je zichtbaarheid te vergroten.

Strategieën voor eigen mediakanalen:

• Gebruik sociale media voor directe communicatie met je doelgroep
• Publiceer regelmatig relevante content
• Reageer op actuele ontwikkelingen in je vakgebied
• Deel expertise via blogs, nieuwsbrieven of podcasts
• Bouw een community op rond je expertise

Door je eigen kanalen te benutten, versterk je je positie als expert en bouw je geloofwaardigheid op, wat ook je interacties met traditionele media ten goede komt.

Na het interview: Opvolging en evaluatie

Je werk is niet klaar als het interview voorbij is. Janneke van Heugten benadrukt in >Vaker in de media het belang van opvolging na een media-optreden. Dit omvat:

• Bedank de journalist voor het gesprek
• Controleer de publicatie en reageer op eventuele feitelijke onjuistheden
• Deel de publicatie via je eigen kanalen
• Evalueer je optreden en leer van eventuele fouten
• Houd contact met de journalist voor toekomstige mogelijkheden

Artikelen over mediarelaties en woordvoering

Hieronder vind je enkele informatieve artikelen over effectief omgaan met de media:

Conclusie: Blijf leren en oefenen

Effectief omgaan met de media als vertegenwoordiger van je organisatie is een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Het begint met het begrijpen van hoe media werken, het opbouwen van relaties met journalisten, het voorbereiden van kernboodschappen en het oefenen van interviewtechnieken.

Zoals Lukas Burgering benadrukt: "praten met de media is een vaardigheid die je moet leren en trainen en bijhouden." De beste woordvoerders zijn degenen die blijven leren van elke ervaring, zowel de successen als de mislukkingen.

Door de principes en technieken in dit artikel toe te passen, kun je je zekerheid vergroten en effectiever communiceren via de media. Onthoud dat goede mediarelaties een langetermijninvestering zijn die je organisatie ten goede komen, zowel in goede als in moeilijke tijden.